Si eres un gran melómano, posiblemente uno de tus sueños y acciones en tu lista de deseos sea llevar a cabo un macro-encuentro. Sin embargo, organizar un festival no es tarea fácil, pero a continuación proporcionamos una serie de consejos para entender mejor sus entresijos y funcionamiento.
Este año se corona como la vuelta de los festivales por todo lo alto, cuando 2022 protagonizó el gran regreso de la música en directo. Pese a que los conciertos y festivales de 2023 no acaben de empezar, su preparación lleva forjándose desde hace meses atrás. Si quieres saber cómo organizar un festival, quédate.
Despacito y buena letra, la clave para organizar un festival
Debes pararte a pensar que comenzar los preparativos para que un festival nazca es algo que involucra a muchísimas partes. Reunir a los miembros de tus diferentes departamentos, elegir un terreno con las características adecuadas para montar y colocar uno o varios escenarios y pensar en los artistas y bandas que actuarán son los primeros pasos para organizar un festival.
Previamente a esto tendremos que habernos planteado una serie de metas de cara a la celebración del festival, como son el objetivo principal del proyecto, la fecha donde se llevará a cabo, la duración del festival (pueden ser una o varias jornadas) y la asistencia estimada. Una vez tengamos esto claro, organizar un festival se vuelve una tarea un tanto más amena.
Elabora un cronograma u hoja de ruta
Tener presente un calendario, cronograma u hoja de ruta con todas las acciones por departamentos es clave a la hora de organizar un festival. Se trata de un documento que contenga toda la planificación de cara al evento, desde el inicio hasta el final del mismo. Algunas de las acciones que puedes incluir en tu cronograma que te ayudarán a organizar tu festival son:
1. Establecer un plan de negocio
2. Definición de la imagen del festival
3. Elaboración de notas de prensa y acuerdos con medios
4. Campaña de medios digitales y en redes sociales
5. Contratación de aristas y bandas que actuarán en el festival
6. Permisos legales, papeles fundamentales y contratos
Además de estos consejos, es necesario conocer lo que cuesta organizar un festival. Por ello debes tener en cuenta el presupuesto destinado a éste. A la hora de preparar un festival se deben estimar los ingresos que esperamos recibir para establecer un techo de gasto. De esta manera no nos gastaremos el dinero que no tengamos.
Presupuesto y financiación
Otro de los pasos cuando organizamos un festival es determinar sus fuentes de financiación. ¿Queremos un festival de iniciativa privada o pública? De esta manera, debemos buscar de qué entidad vamos a percibir el capital de cara a organizar un festival. Algunas de las entidades más comunes son subvenciones y patrocinadores.
Una vez que hemos elaborado el presupuesto mencionado previamente y determinadas las fuentes de financiación, debemos comprobar la viabilidad del festival buscando patrocinadores (privados o públicos), desglosar las necesidades económicas del proyecto, crear un calendario de vencimientos y formas de pago a los diferentes proveedores, así como analizar de antemano la previsión de todo lo que tenemos previsto ingresar y gastar.
Contratación de artistas y redacción del contrato
Lo más importante de cara a organizar un festival es determinar los artistas y bandas que van a tocar en él. Mediante el establecimiento y la redacción del contrato artístico se estipula y confirma la actuación de bandas nacionales y bandas internacionales.
Ahora bien... ¿Quién redacta en contrato y qué se debe incluir en él? La contratación de artistas corre a cargo del promotor, que contactará con las agencias de management para bookear el artista o la banda deseada. El contrato (proporcionado por el mánager o el promotor) debe estipular una serie de puntos que ambas partes deben cumplir; las obligaciones y condiciones del concierto o actuación deben concretarse en el resto de cláusulas y sub-cláusulas del contrato. Las obligaciones más importantes del promotor que deben figurar en el contrato son:
1. Pagar al artista o banda el caché acordado en el contrato
2. Venta de entradas del festival
3. Acciones de marketing y promoción del festival
4. Disponer de un recinto donde organizar un festival
5. Prevención de riesgos laborales de artistas/bandas y trabajadores
6. Disponer de los permisos y licencias para la celebración del festival
Por otra parte, algunas de las obligaciones de las bandas y los artistas, que igualmente deben figurar en el contrato, firmado al final por ambas partes, son:
1. Ofrecer el concierto estipulado en el contrato
2. Cumplir con algunas condiciones mínimas (hora, tiempo de actuación)
3. Promoción del festival en redes sociales o en publicaciones pactadas
4. Posibilidad de organizar varios meet and greet si el contrato lo estipula
Aftermovie oficial después del festival
Las píldoras audiovisuales son de lo más atractivas cuando acaba un concierto o festival. Por eso debes tener un equipo de fotógrafos y videógrafos a los que poder encargar un aftermovie oficial una vez el festival haya concluido. ¡Echa un vistazo al resumen de festivales como el Prestoso Fest el pasado 2022 e inspírate para hacer el tuyo!
¡Recuerda que en Wegow tenemos cientos de festivales en los que inspirarte cuando llegue el momento de organizar el tuyo! Wegow, where music goes live.
